A polgármesteri hivatal műszaki osztálya ügykörénél fogva – amelyet a városrendezés, városfejlesztés, a köz- és magánépítkezések, út- és járdaépítés, csatornázás és köztisztaság alakított – alapvetően a döntések végrehajtását intézte, de szakismeretei révén tanácsadóként az egyes műszaki ügyekben történt döntéshozatalt is befolyásolhatta, különösen abban az esetben, ha azok testületi szervek elé kerültek.

A Közellátási Iroda fő feladata a II. világháború utáni szűkös években az élelmiszerek begyűjtése és újraelosztása volt. A polgármesteri hivatal keretein belül működött, tevékenységét a Közellátásügyi Minisztériumtól és az Észak-Pestvármegyei és Budapesti Közellátási Felügyelőségtől kapott utasítások szerint végezte. Ezen utasítások – sajnos hiányosan – az állagban megtalálhatóak.

Az árvaszék 1878 előtti, valamint 1878. és 1879. évi levelezése (tartalmi kivonata) a 414. raktári egységszám alatti levelezések könyvében található.
1878-tól 1902-ig visszacsatolós iktatást végeztek. 1903–1949 között előrecsatolós iktatási rendszert alkalmaztak. Minden ügyirat külön irattári számot kapott, mely három részből állt: az ügyirat típusát jelölő római számból (I. felsőbb rendeletek, II. hivatalból kezdeményezett ügyek, III. más árvaszékektől átvett ügyek), egy sorszámból és az ügyben történt első iktatás évszámából. Az iratokat évenként az irattári számok sorrendjében helyezték el az irattárban. A több éven át tartó ügyek aktái az ügyben történt első iktatás événél találhatóak. (Ezt a rendet megtartottuk az iratok rendezése során.)
1950-ben a közigazgatási rendszámos iratkezelést alkalmazták.

Vác Város Képviselő-testülete a vonatkozó jogszabályok és az önkormányzat szervezési szabályrendelete alapján létesített különféle állandó és ad hoc jellegű bizottságokat. Ezek iratanyaga rendkívül hiányosan maradt fenn. A bizottsági iratok egy részét önállóan, de minden irattári struktúrát nélkülözően kezelték. A tiszti értekezlet jegyzőkönyveit a 7729/1943., az egyesített Pénzügyi és Gazdasági Bizottság jegyzőkönyveinek egy részét a 7728/1943., míg a Termelési Bizottság jegyzőkönyveinek egy részét a 461/1949. polgm. hivatali iktatószám alatt gyűjtötték össze. Ezeket innét a rendezés során kiemeltük, egyesítettük a sorozatokat és a jelen gyűjtőállagba soroltuk be. Nem bizottsági iratanyag is került az állagba, a tiszti értekezleti jegyzőkönyvek, de jellege és csekély terjedelme miatt szintén ide soroltuk be. Hasonló funkcióval, még a tanácsrendszer előtt működött 1950-ben az ún. Operatív Bizottság, melynek jegyzőkönyvei a V. 91-a Vác Város Képviselő-testületének iratai fond 75. raktári egységében találhatók. A Termelési Bizottság működése némiképpen eltért a többi bizottság működésétől, és önállóan iktatott.

Püspökvác törökkor előtti levéltári iratanyaga megsemmisült, az ezt követő korszak iratanyaga is részben elpusztult, részben erőteljesen és szakszerűtlenül többször is selejtezték. Az 1743-ig területileg és közigazgatásilag osztatlan Vác város levéltári anyagát sem a korábbi, sem a jelenlegi rendezés során nem választottuk el az ekkor alakuló Püspökvác (illetve Káptalanvác) iratanyagától. Az 1712 és 1769 között önálló jobbágyközség, Kisvác iratanyaga nem maradt fenn, de a település történetére vonatkozó kevés irat megtalálható az „anyaközség”, Püspökvác irataiban.

A végrendeletek gyűjteménye számozatlan és számozott sorozatra oszlik. Az előbbibe több, a rendezésig felbontatlan végrendeletet is besoroltunk. A számozott sorozat nem követ szoros időrendiséget, mivel főként az 1850 előtti egy-két évtizedben több korábban keletkezett végrendeletet is utólag vettek nyilvántartásba. A számozott végrendeletekhez mutatót is készítettek. A végrendeletek másolati könyvei közül csak egy maradt fenn, de ebbe csak csekély számú végrendeletet másoltak be.
A vezetékneveket a ma előforduló formában adtuk meg, kivéve, ha ez nem volt megállapítható. Hasonlóan jártunk el a német nevekkel, melyeket a mai helyesírás szerint írtunk át, megadva az eredeti alakot is. S ha több változatban is előfordult egy-egy név, akkor zárójelben megadtuk az előforduló változatokat is. Zárójelben adtuk meg – ha megállapítható volt – a férj feleségének a nevét, amikor a házaspár nem együtt végrendelkezett.