Az intézet iratait 1912-től 1920-ig visszamenőleg az országos intézet irataival együtt kezelték.
Hidaskürti Nagy Sándor dr. (1853. április 19. Alsószentiván [Fejér m.] — 1907. december 25. Alsószentiván). Szülei (id. Nagy Sándor, Koller Katalin) kezdetben földbérlők, majd földbirtokosok voltak. Földbirtok: Alsószentiván. H. Nagy Sándor az elemi iskolát
magántanulóként, középiskoláit a budapesti Cukor utcai tanintézetben, majd a budapesti Széna téri ev.–ref. gimnáziumban végezte. Jogi egyetemet Budapesten végezte el. Apja halála után átvette a gazdaság irányítását. Alapítványt adott a fiú foglalkoztató intézetnek, amelyből az intézet textilüzemét létrehozták. Vonatkozó irat a 104/1929. sz. alatt található

Az intézet iratait 1912-től kb. 1920-ig az országos intézet irataival együtt kezelték.

A megyei városban az elsőfokú gyámhatóság feladatait az Árvaszék gyakorolta, amelynek elnöke a polgármester volt. Tagjai: két ülnök, tiszti ügyész, egy számvevő, egy jegyző és a közgyám.

Feladata a városi testületek törvényességi felügyelete, a városi szabályrendeletek előkészítése, a város jogi képviselete. A városi tanács, a közigazgatási bizottság és az árvaszék tagja.

A négy községből várossá egyesített Tatabánya város igazgatási feladatainak jobb ellátása érdekében - a polgármester javaslatára - a várost négy kerületre osztották, amelyek bizonyos igazgatási és szervezési feladatokat láttak el (lakásügyek, anyakönyvi igazgatási feladatok, közérdekű tájékoztatás, sorozások, választások szervezése stb.) I. kerület: Alsógalla, Tatabánya; - II. kerület: Bánhida; III. kerület: Felsőgalla, VI-os telep, Mésztelep; - IV. kerület: VII-VIII-as telep, 25, 26 ház.
Az irategyüttes a III. kerületi kirendeltség töredék iratait tartalmazza.

Az iskolák államosítása után a városi iskolák adatainak nyilvántartására létesített hivatal.

A négy községből várossá egyesített Tatabánya város igazgatási feladatainak jobb ellátása érdekében - a polgármester javaslatára - a várost négy kerületre osztották, amelyek bizonyos igazgatási és szervezési feladatokat láttak el (lakásügyek, anyakönyvi igazgatási feladatok, közérdekű tájékoztatás, sorozások, választások szervezése stb.) I. kerület: Alsógalla, Tatabánya; - II. kerület: Bánhida; III. kerület: Felsőgalla, VI-os telep, Mésztelep; - IV. kerület: VII-VIII-as telep, 25, 26 ház.
Az irategyüttes a IV. kerületi kirendeltség töredék iratait tartalmazza.

Feladata a város bevételét jelentő adók és egyéb jövedelemforrások (helypénzek, vásári és piaci jövedelmek, házbérletek, vízdíjak, vigalmi adók, fogyasztási adók stb.) kezelése.

A város helyi irányításának szerve a képviselő-testület volt, amelynek élén a polgármester állt. A város képviselő-testületének közgyűlési jegyzőkönyve a megyei város életének legfontosabb kérdéseivel foglalkozott, a város alakuló közgyűlésétől a tanácsrendszer kialakításáig.

Az Építési és Közmunkaügyi Minisztérium felügyelete alá tartozó hivatal feladata volt a város területén élő munkanélküliek munkába állítása, közmunkák szervezése.

A Községi Bíróság hatáskörébe a város lakói közötti, kisértékű, polgári peres ügyek feletti ítélkezés (ingó tartozások, munkabér ügyek, pénzfizetési ügyek stb.) tartoztak.

A gyűjtemény a Polgármesteri Hivatal működése során keletkezett iratokat tartalmazza. Ide tartoznak a polgármester személyes intézkedést igénylő ügyei, a hivatal működésének tárgyi és személyi feltételeit dokumentáló iratok (alkalmazotti létszám, személyi nyilvántartó lapok, bérek stb.)
Külön kiemeljük az alábbi fontos témákat, úgymint az 1948. október 10-i díszközgyűlés elé terjesztendő polgármesteri beszámoló anyagát, kitelepítések névjegyzékeit, orosz katonasírok kimutatását, az 1949. évi országgyűlési képviselő-választások előkészítési anyagait. A dobolási könyv a város területén közhírré teendő magánhirdetések, illetve a hivatal által fontosnak tartott rendeletek.

A rendőri büntetőbíró saját hatáskörben járt el a különféle kihágások (árdrágítás, közbiztonság elleni vétség, engedély nélküli árusítás, kontárkodás, beszolgáltatási kötelezettség elmulasztásta stb.) ügyében.

A Számvevőség a Polgármesteri Hivatal és az általa működtetett intézmények pénz- és vagyonkezelési munkájának ellenőrzésére hivatott intézmény. A töredékesen fennmaradt iratok sorából kiemelendők a városi vállalatok ellenőrzési jegyzőkönyvei.

A szociális titkár feladata volt a városra háruló szociálpolitikai feladatok ellátása, úgymint: szociális munkaterv készítése és felterjesztése a megyei szociális felügyelőnek; rászoruló családok gondozása; a városi szociális intézmények működésének segítése; szociális akciók szervezése; hadifoglyok, hadigondozottak ügyeinek intézése.